Vnitřní oznamovací systém a ochrana oznamovatelů

Whistleblowing

Vnitřní oznamovací systém společnosti High Tech Engineering Center a.s. (dále jen „Společnost“) je určen k oznámení protiprávního jednání ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“).

Kdo může být oznamovatelem?

Oznamovatelem mohou být všechny osoby ve smyslu § 2 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů, a to zejména osoby, které ve vztahu ke Společnosti:

1. jsou jejími zaměstnanci;
2. vykonávají samostatnou výdělečnou činnost;
3. vykonávají práva spojena s účastí ve Společnosti;
4. vykonávají funkci člena orgánu Společnosti;
5. plní úkoly v rámci činnosti Společnosti, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet;
6. vykonávají dobrovolnickou činnost;
7. vykonávají odbornou praxi či stáž; nebo
8. vykonávají práva a povinnosti vyplývající ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

Jak lze podat oznámení?

1. E-mailem na zabezpečenou e-mailovou schránku: oznameni@certicon.cz.
2. Telefonicky na číslo +420 224 904 244. Preferované časy pro telefonické oznámení jsou úterý a čtvrtek od 14:00 do 16:00 (v pracovní dny). O telefonickém oznámení se pořídí zvuková nahrávka, kterou může oznamovatel odmítnout; v takovém případě je namísto zvukové nahrávky pořízen písemný záznam oznámení ve spolupráci s oznamovatelem.
3. Písemně, odesláním dopisu na adresu: CertiCon a.s., Evropská 2758/11, 160 00 Praha 6. Obálka musí být zřetelně označena: „IRS, NEOTVÍRAT, POUZE K RUKÁM PŘÍSLUŠNÉ OSOBY.“
4. Na žádost oznamovatele adresovanou příslušné osobě může být oznámení učiněno i osobně na adrese Evropská 2758/11, 160 00 Praha 6, po předchozí písemné nebo telefonické domluvě s příslušnou osobou, případně úterý a čtvrtek od 14:00 do 16:00 (v pracovní dny). V takovém případě příslušná osoba navrhne termíny schůzky tak, aby bylo možné oznámení přijmout v přiměřené lhůtě, nejpozději však do 14 dní ode dne, kdy o osobní schůzku oznamovatel požádal. Příslušná osoba v takovém případě zajistí, aby osobní schůzkou nedošlo k možnému zveřejnění oznámení a totožnosti oznamovatele.

Kdo jsou příslušné osoby?

Příslušnými osobami pro příjímání a zpracování oznámení u Společnosti jsou:

Mgr. Jana Tulingerová, Workplace manažer, kontaktní údaje: tel. +420 224 904 244, e-mail: jana.tulingerova@htecgroup.com, adresa pro doručování Evropská 2758/11, 160 00 Praha 6;

Upozorňujeme, že výše uvedené kontaktní údaje příslušných osob neslouží pro podávání oznámení. Prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů je však možné kontaktovat příslušnou osobu např. za účelem sjednání osobní schůzky (na které je možné oznámení učinit).

Co může být předmětem oznámení?

Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému může být oznamováno protiprávní jednání, které:

• má znaky trestného činu,
• má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč,
• porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
• porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti uvedené v zákoně o ochraně oznamovatelů.

Oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měl mít pádný důvod se domnívat, že jím oznamované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé, takové jednání je přestupkem a může být sankcionováno.

Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti.

Co by mělo obsahovat oznámení?

• Skutečnosti relevantní pro oznámení.
• Jméno, příjmení, datum narození nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele (oznámení nemusí obsahovat všechny tyto údaje, pokud je totožnost oznamovatele příslušné osobě známá).

Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávní jednání týká a promyslet jaké ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnout. Rozsah a kvalita předkládaných informací mohou pozitivně ovlivnit způsob prošetření oznámení.

Při získávání dokladů dokládajících oznamované skutečnosti by se oznamovatel neměl dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu.

Společnost nepřijímá anonymní oznámení. Pokud však oznamovatel přesto podá anonymní oznámení, příslušná osoba jej zaeviduje. Je však na rozhodnutí příslušné osoby (až do doby, kdy případně vyjde totožnost oznamovatele najevo), zda se takovým oznámením bude zabývat či nikoli. Od okamžiku, kdy je totožnost oznamovatele příslušné osobě známa, je Společnost povinna s oznámením nakládat v režimu dle zákona o ochraně oznamovatelů tzn. Společnost je vázána lhůtami a dalšími povinnostmi dle zákona o ochraně oznamovatelů.

Lze učinit oznámení i jinak (mimo vnitřní oznamovací systém Společnosti)?

Jako oznamovatel máte také možnost učinit oznámení mimo vnitřní oznamovací systém Společnosti, a to Ministerstvu spravedlnosti: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.